Jegyzőkönyv felvétele: a Ket. 39. §-ának alkalmazásának módszertana

A jegyzőkönyv felvételét a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (továbbiakban: Ket. szabályozza).

Kapcsolattartási és védelembe vételi ügyekben rendszeresen előfordul, hogy az ügyfél megjelenik a gyermekjóléti szolgálatnál, gyámhatóságnál vagy gyámhivatalban különféle problémáival. A kérdés, hogy mikor kell jegyzőkönyvet felvenni és mikor nem.

A jogszabály rögzíti azon eseteket, amikor a jegyzőkönyv felvétele kötelező (ilyenkor kijelentő módban fogalmaz).

39. § (1) A hatóság jegyzőkönyvet készít

a) a lefoglalásról,

b) a szemle lefolytatásáról, ha a hatóság hatósági tanút alkalmaz,

c) a tárgyalásról,

d) a közmeghallgatásról,

e) a biztosítási intézkedés elvégzéséről, ha a hatóság hatósági tanút alkalmaz,

f) a jogszabályban meghatározott eljárási cselekményről.

Ebből általában a c) pont lényeges például védelembe vételi tárgyalást vagy kapcsolattartás szabályozása, illetve végrehajtása iránti kérelem folytán indult eljárást jelenthet.

(2) Ha az ügyfél vagy az eljárási cselekményben érintett személy kéri vagy a hatóság az eljárás érdekében egyébként szükségesnek tartja, a hatóság jegyzőkönyvet készít

a) a szóbeli kérelemről,

b) az ügyfél, a tanú, a szakértő meghallgatásáról,

c) a szemle lefolytatásáról, ha a hatóság nem alkalmaz hatósági tanút,

d) minden más bizonyítási cselekményről.

Amikor az ügyfél bemegy a hivatalba valamilyen problémájával, a hivatali ügyintéző a Ket. 5. §-a figyelembevételével tájékoztatási kötelezettséggel tartozik az ügyfél felé, mely kiterjed az ügyfél által előadott üggyel kapcsolatos anyagi jogi és eljárásjogi szabályokra. Azt, hogy az ügyfél a megfelelő tájékoztatást megkapta, a hivatal kötelessége bizonyítani, melynek elmaradása vagy eredménytelensége megalapozhatja a hivatal kártérítési felelősségét. A jegyzőkönyv és a feljegyzés közokirat, azonban a tájékoztatási kötelezettség bizonyítására a jegyzőkönyv a legalkalmasabb, mivel tartalmazza a felek aláírását is.

KGD2011. 184. A tájékoztatási kötelezettség megsértése eljárásjogi jogsértésként értékelhető (2004. évi CXL. tv. 5. §, 39. §; 1994. évi LV. tv. 25. §)

A jegyzőkönyvnek egyértelműen kell tartalmaznia, hogy ki milyen előadást tesz, sokszor találkozom olyan jegyzőkönyvekkel, ahol hol 1. sz. 1. személyben, hol 1. sz. 3. személyben fogalmaz az ügyintéző, ezért nem lehet tudni, hogy a résztvevők közül ki mondta az elhangzottakat. Emiatt szerencsés, ha a jegyzőkönyv vezetője a felek nevét rögzíti a nyilatkozatuk előtt, pl:

„

Ügyintéző: tájékoztatja a feleket az idézés okáról”. Ez persze nem elegendő, hiszen egy olyan személy számára is egyértelműnek és érthetőnek kell lennie aki az üggyel akkor találkozik először (pl. a másodfokú ügyintézőnek, vagy a bírónak), ezért az okot is pontosan rögzíteni kell.

„Ügyintéző: tájékoztatja a feleket az idézés okáról, miszerint bejelentés xy eljárást indított a 2012. november 22. napján elmaradt kapcsolattartás végrehajtása érdekében”.

Ezt követően rögzíti a fél által előadottakat, mégpedig mindig 1. szám 1. személyben:

„z előadja: 2012. november 22-én álláspontom szerint xy-nak nem volt kapcsolattartási joga.”

A Ket. szabályozza a jegyzőkönyv kötelező tartalmi elemeit is:

(3) A jegyzőkönyv tartalmazza

a) a hatóság megnevezését, az ügyintéző nevét, az ügy tárgyát és az ügyiratszámot,

b) az eljárási cselekményben érintett személy nevét és lakcímét, eljárásjogi helyzetét és - ha azt a hatóság tudomására hozta - egyéb elérési lehetőségét, - itt célszerű feltüntetni a fél telefonszámát és e-mail címét, továbbá jogi képviselője nevét és elérhetőségét, ha van neki. Célszerű továbbá esetlegesen a közeli hozzátartozók nevét és elérhetőségét is rögzíteni, ha ehhez a fél hozzájárul, ugyanis előfordulhat, hogy őt épp nem lehet elérni, de élettársát, édesanyját stb. igen, és lehet neki üzenetet küldeni, hogy pl. hívja fel az ügyintézőt stb. Ez akkor lehet szükséges, ha valami egyszerű kérdést kíván az ügyintéző tisztázni, például, hogy mikorra idézze, amikor bizonyosan be tud menni a hivatalba, hogy az ügy ne húzódjon és ne kelljen felesleges idézéseket küldeni, ill. az ügyfélnek a szükségesnél több nehézséget okozni.

c) az alkalmazott hatósági tanú nevét,

d) az eljárási cselekményben érintett személy jogaira és kötelességeire való figyelmeztetés megtörténtét,

e) az ügyre vonatkozó lényeges nyilatkozatokat és megállapításokat, az (1) és (2) bekezdésben felsorolt eljárási cselekmények során tapasztalt, az ügy eldöntése szempontjából lényeges körülményeket és megállapításokat, ideértve a hatósági tanú észrevételeit is,

f) a jegyzőkönyv készítésének helyét és időpontját, valamint – itt érdemes rögzíteni a pontos időpontot, tehát a jegyzőkönyv megkezdésének időpontját és lezárásának időpontját is órára pontosan. Jelentősége lehet ugyanis annak, ha a jegyzőkönyvet reggel 8-kor kezdi el felvenni az ügyintéző, majd délután 2-kor fejezi be, ehhez képest csak pár sor kerül a jegyzőkönyvbe.

g) az eljárási cselekményben érintett személy, az eljárási képességgel nem rendelkező személy képviselője, a hatósági tanú, az eljáró ügyintéző és a jegyzőkönyvvezetőoldalankénti aláírását. – ez azt jelenti, hogy minden oldalt alá kell írni. Előfordul azonban, hogy az ügyfél nem ért egyet a jegyzőkönyv tartalmával, szerinte nem az került jegyzőkönyvbe ami elhangzott, ilyenkor a jegyzőkönyvet nem hajlandó aláírni. Ez esetben ezen tényt kell a jegyzőkönyvnek tartalmaznia a pontos indok megjelölésével. Az is előfordul, hogy az ügyfél megjegyzést kíván fűzni a jegyzőkönyvben rögzítettekhez, de a jegyzőkönyv már kinyomtatásra került. Az ügyfél bármikor saját kezű írásával bármilyen megjegyzés rögzítésére jogosult, kérésére azonban az ügyintéző köteles írásban rögzíteni a megjegyzését. Előfordul az is, hogy ezen megjegyzés az ügyintéző munkájának bírálatára vonatkozik, emiatt az ügyintéző nem hajlandó rögzíteni az ügyfél által elmondottakat. Ez komoly eljárási hiba, hiszen épp ezen ügyféli álláspont rögzítése a legfontosabb annak érdekében, hogy az eljárási kifogásainak megalapozottságát tisztázni lehessen. Épp emiatt rögzíti a jogszabály, hogy ilyen esetekben kérheti a nyilatkozatai szó szerinti rögzítését, ami elől az ügyintéző nem zárkózhat el, ha ezt megteszi, az gyakorlatilag a jogszabályismeretének hiányát vagy szakmai alkalmatlanságát igazolja, ezen felül fegyelmi eljárás indítását is eredményezheti, hiszen az ügyintéző épp azért van, hogy az ügyfél kérelmét, esetleges problémáit szakszerűen rögzítse.

(4) Az eljárási cselekményben érintett személy indokolt kérelmére nyilatkozatát, vallomását, szakértői véleményét vagy azok egyes részét a jegyzőkönyv szó szerint tartalmazza.

Előfordul, hogy már abban is vita van, hogy mi is hangzott el egy-egy jegyzőkönyv felvétele során. Vannak „nehéz” emberek (ami lehet akár az ügyintéző is), illetve bonyolult, több résztvevős ügyek. Az ügyfélnek komoly pszichés problémákat is jelenthet a probléma megoldása (pl. ingerült lehet), ilyen esetben indokolt hangfelvétel útján rögzíteni a jegyzőkönyvet, amelynek rengeteg előnye van, de a két legfontosabb az, hogy pontosan tisztázható, hogy mi hangzott el és azt ki mondta, továbbá általában kellő visszatartó erővel bír a felek vonatkozásában a tekintetben, hogy mit és hogyan adnak elő, hiszen pontosan tudják, hogy bizonyítható válik minden, ami elhangzott. Ez persze a szakmailag felkészületlen ügyintézők számára is jelenthet problémát, hiszen a hangfelvétel alapján az is kiderül, ha szakszerűtlen jogi tanácsot kaptak, vagy a jegyzőkönyv felvétele során komoly hiányosságok tapasztalhatóak. A másik probléma az szokott lenni, hogy egy 1-2 órás tárgyalás hangfelvételének leírása is több órát vesz igénybe, ráadásul előfordul, hogy sokan beszélnek egyszerre, ezt nehéz utólag leírni. Miután a hangfelvételes jegyzőkönyv rögzítése ügyfél kérelmére szokott előfordulni, viszont a hivatalnak jogában áll írásos jegyzőkönyvet is készíteni a hangfelvétellel akár egyidejűleg, ezért ilyen esetekben érdemes azt csinálni, hogy az ügyintéző számára az ügy szempontjából fontos dolgokat írásban rögzíti az ügyintéző, a hangfelvételt pedig CD-n vagy pendrive-on kiadja a feleknek, akik aztán arra használják, amire akarják, annak összes felelősségével együtt. Ily módon nem kell órákig írogatni a felvételeket, tisztázható minden, ami az ügy szempontjából fontos, a feleket visszafogja az, hogy bizonyítható és rekonstruálható amit mondanak, tehát mindenki jól jár. A diktafont érdemes az asztal közepére kitenni és nem kézbe adogatni, ugyanis a digitális diktafonok képesek ma már így is tökéletes felvételeket készíteni. A felvétel másolatát kötelező kiadni a feleknek, ha azt kérik és a költségeket előlegezik. Ha a hivatalnak nincs digitális gépe, igénybe veheti a felek által biztosított hangrögzítő berendezést is azzal a feltétellel, ha a felvétel azonnal letölthető a számítógépre, amit előzetesen indokolt ellenőrizni, utólag ugyanis előfordulhat, hogy valamilyen program kellene hozzá, ha pedig az egyik fél megkapja a felvételt, a másik fél joggal kritizálhatja, hogy esetleg manipulálja azt, mire hozzá is elkerül, vagy egyszerűen ő meg sem kapja majd mert a felvétel „elvezik”, „törlődik” és esetlegesen csak valamilyen bizonyítási eljárás kellős közepén kerül elő, tehát az azon lévő adatokat az egyik fél pontosan ismeri, a másik viszont nem, tehát hátrányba kerül a felvétellel rendelkező személlyel szemben. Ezen felvételeket ugyanis a felek általában egyéb eljárásokban kívánják felhasználni, amihez joguk van és ami egyébként teljesen természetes is.

(5) A hangfelvételre, valamint a kép- és hangfelvételre a jegyzőkönyvre vonatkozó szabályokat azzal kell alkalmazni, hogy azok a (3) bekezdés a)-f) pontjában felsoroltakat tartalmazzák. A hangfelvételt, valamint a kép- és hangfelvételt hordozó eszközt az iratokhoz kell csatolni, vagy arról az eljárás befejezéséig a (3) bekezdésnek megfelelő tartalmú jegyzőkönyvet kell készíteni. – ahogy a jogszabály is rögzíti, és ahogyan fentebb is leírtam, a hangfelvételről az eljárás befejezéséig (tehát nem a jegyzőkönyv felvételének napján) írásos jegyzőkönyvet is kell készíteni, tehát ha a felvétel napján nem készül külön írásos jegyzőkönyv, akkor utólag a hangfelvétel alapján kell ezt elkészíteni. Ennek rizikója, hogy egy másfél-két órás tárgyalást követően előfordul, hogy a magnó semmit sem vett fel, vagy az nem érthető, ezért is érdemes az írásos jegyzőkönyvet a hangfelvétellel egyidejűleg felvenni. A jogszabály nem rögzíti, hogy pontosan, szó szerint kellene a felvételt leírni, tehát a rövid, lényegi jegyzőkönyv elegendő. „Előfordul, hogy esetleg a nyilatkozat legfontosabb része - pl. az erős háttérzaj miatt - nem érthető, de technikai vagy gépkezelési hiba miatt az is megtörténhet, hogy az egész felvétel vagy annak egy része használhatatlan, s emiatt az eljárási cselekményt meg kell ismételni (ennek költségei ilyen esetben az eljáró hatóságot terhelik, s ráadásul az ügy elbírálása is késedelmet szenved).” (Complex kommentár)

(6) A hatóság a költségtakarékosság és a hatékonyság követelményének megfelelően választja ki a jegyzőkönyv készítésének formáját. Az ügyfél vagy az eljárás egyéb résztvevője az ezzel járó költségek megtérítése mellett kérheti az általa megjelölt jegyzőkönyvezési forma alkalmazását. – mint ahogyan ezen szabály is mutatja, nem tagadhatja meg a hivatal a hangfelvétel útján való rögzítést, ha ennek költségeit az ügyfél vállalja megfizetni. Megjegyzem, hogy ez jelentheti akár hangrögzítő berendezés költségeinek megfizetését is, de a berendezést a hivatal persze nem tarthatja meg, azt az ügyfélnek ki kell adni, ha az eljárás lezárult. Ugyanakkor ha az ügyfél vállalja a berendezés biztosítását, ettől a hivatal nem zárkózhat el, tehát nem hivatkozhat arra, hogy azért nem rögzíti hangfelvétellel a jegyzőkönyvet, mert nincs ilyen berendezése, viszont nem köteles az ügyfél berendezését használni.

„Mivel a közigazgatási eljárásban a szabad bizonyítás elve érvényesül, alkalmazható a képfelvétel is, amely lehet film-, videó- és fényképfelvétel.” Complex kommentárEnnek például a tanúmeghallgatás, vagy kiskorú meghallgatása esetén lehet jelentősége, hiszen pontosan mutatja, hogy a gyermek hogyan viselkedik, sír-e vagy sem, az ügyintéző hogyan teszi fel a kérdéseket, nem helyezi-e nyomás alá, a gyermek hogyan reagál a kérdésekre, ugyanis a gyámhivatal és a jegyzői gyámhatóság a szülők jelenléte nélkül is meghallgathatja a gyermeket, utólag viszont nagyon nehéz bizonyítani ennek körülményeit, viszont ezen meghallgatási jegyzőkönyvek komoly bizonyító erővel rendelkezhetnek egy bírósági eljárásban. Bizonyíthatják azt is, ami lehet, hogy a hangfelvételről nem derül ki, hogy például az egyik szülő végig a helyiségben tartózkodott a gyermek meghallgatásakor, tehát a gyermek esetleg azért ad a másik szülőre terhelő válaszokat. Ha a jegyzőkönyv felvételének körülményeit ilyen esetben a szülő megkérdőjelezi, a hatóság kötelessége bizonyítani. „Ezzel kapcsolatban azonban hangsúlyoznunk kell, hogy bár a képfelvétel nagyon fontos bizonyíték lehet, nem válthatja ki a jegyzőkönyvet vagy hivatalos feljegyzést, hanem annak csupán bizonyító erejű melléklete lehet.” Complex kommentár

(7) A hatóság egyszerűsített jegyzőkönyvet készít, ha jegyzőkönyv - az ügyfél vagy az eljárási cselekményben érintett személy erre irányuló kérelme vagy a jegyzőkönyvkészítést indokolttá tévő körülmények hiányában - nem készül. Az egyszerűsített jegyzőkönyv tartalmazza felvételének helyét és időpontját, az ügy tárgyát és az ügyiratszámot, az eljárási cselekményben érintett nevét és eljárásjogi helyzetét, a jogokra és kötelezettségekre való figyelmeztetés megtörténtét, az eljárási cselekmény megnevezését és rövid összefoglalását, az eljáró ügyintéző nevét és aláírását, valamint az eljárási cselekményben érintett személy aláírását. A szóbeli kérelemről készült egyszerűsített jegyzőkönyv ezenkívül tartalmazza az ügyfél nevét és lakcímét vagy székhelyét, valamint a kérelem tartalmát.

(8) A több hatóság részvételével végzett eljárási cselekményről közös jegyzőkönyv vagy közös egyszerűsített jegyzőkönyv készíthető, amely együttesen tartalmazza az egyes eljáró hatóságok megnevezését, a képviseletükben eljáró valamennyi ügyintéző nevét és aláírását, valamint az eljáró hatóságoknál folyamatban lévő ügyek ügyiratszámait.

(9) A hatóság az ügy megítélése szempontjából fontos vagy egyébként az ügy természetére tekintettel lényeges minden egyéb eljárási cselekményről hivatalos feljegyzést vehet fel, vagy az eljárási cselekményt az iratra történő rávezetéssel rögzítheti. A hivatalos feljegyzés az eljárási cselekmény rövid összefoglalását, a készítés dátumát, valamint a feljegyzést készítő nevét és aláírását tartalmazza. – A hivatalos feljegyzést az ügyintéző egyes szám első személyben írja, tehát pl.: „Feljegyzés: a mai napon 14,30-kor telefonon beszéltem a gyermekjóléti szolgálat családgondozójával xy-nal, aki elmondta, hogy nem találta otthon a családot, újra próbálkozik a holnapi napon”.

(10) A hivatalos feljegyzés számítógépes programmal, automatikusan is elkészíthető, ebben az esetben a feljegyzést készítő aláírása helyett a hatóság gépi aláírása is alkalmazható.

(11) Hivatalos feljegyzés készítése alkalmazható az írásbelinek nem minősülő elektronikus kapcsolattartás során közölt információk írásba foglalására.

„Külön is ki kell térnünk az Mtv.-ben megállapított új (6) bekezdésre, hogy megvilágítsuk annak az (1) bekezdéshez való viszonyát. Az utóbbi rendelkezés első mondata szerint a tárgyalásról, a lefoglalásról és a jogszabályban meghatározott eljárási cselekményekről, valamint ha az ügyfél kéri vagy az eljárás érdekében egyébként szükséges, a szóbeli kérelemről, az ügyfél, a tanú, a szakértő meghallgatásáról, a szemle lefolytatásáról és más bizonyítási cselekményekről jegyzőkönyvet kell készíteni. Ennek a mondatnak egyetlen elfogadható olvasata van: az, hogy a mondat elején felsorolt három eljárási cselekmény (csoport) esetén kötelező jegyzőkönyvet készíteni, míg a mondat második felében felsorolt eljárási cselekmények esetén csak akkor, ha ezt az ügyfél kéri, vagy ha az az eljárás érdekében szükséges. No már most a (6) bekezdés - sajnálatos módon - összemossa ezt a két kategóriát, amikor azt mondja, hogy az (1) bekezdésben felsorolt eljárási cselekményekről hivatalos feljegyzést kell készíteni, ha (.). Valójában ez a rendelkezés csak az (1) bekezdésben foglalt második kategóriára vonatkoztatható, mert az első kategória esetében a jegyzőkönyv-készítés kötelező.” Complex kommentár

Az ügy akkor és azzal indul, hogy az ügyfél belép a hivatalba valamilyen problémájával. Ha hangfelvétellel rögzíti a hivatal a jegyzőkönyvet, a diktafont akkor kell bekapcsolni, mielőtt az ügyfél megszólal és addig kell bekapcsolt állapotban lennie, amíg az ügyfél nem távozik, ugyanis minden elhangzott szót tartalmaznia kell. Előfordul ugyanis, hogy az írásos jegyzőkönyv aláírásakor derülnek ki problémák, kifogások, az ügyfél nem akarja az írásos jegyzőkönyvet aláírni, vagy konfliktus keletkezik a felek között, ezt is tartalmaznia kell a hangfelvételnek, hiszen épp azért kérik a felek a rögzítést, hogy minden részlet bizonyítható legyen.

Előfordul, hogy a felek, vagy az egyik fél „nem járul hozzá a hangfelvétel készítéséhez”. Ilyenkor az ügyintéző tájékoztatja, hogy nem kell a hozzájárulása ha az egyik fél kéri a rögzítést, vagy a hivatal ezt elrendeli, hiszen a felvétel készítését épp jogszabály teszi lehetővé. A hangfelvétel készítése nem tekinthető visszaélésnek, ha a jogellenesség hiányzik, márpedig a jogszabályi felhatalmazás folytán ilyen esetben jogszerű a felvétel készítése.

Megjegyzem, hogy sok esetben a hivatalokban a felek is készítenek hangfelvételt épp a bizonyíthatóság érdekében. Ilyen esetben mindig az adott helyzet dönti el, hogy visszaélés történt-e vagy sem, de a bírói gyakorlat általánosságban nem tekinti visszaélésnek a hangfelvétel felhasználását akkor sem, ha a készítése jogellenes volt, feltéve, hogy kizárólag bizonyítási eljárásban használják a felvételt és nem volna más lehetőség az ott elhangzottak bizonyítására. Ilyen esetben az, hogy esetleg tanúk is jelen vannak az elhangzottak bizonyítására, nem tekinthető megfelelő bizonyítéknak épp azért, mert a tanúk nem biztos, hogy pontosan emlékeznek, hogy mi is hangzott el, ráadásul a tanúk észlelését sok szubjektív elem befolyásolja (ld. Megáll az ész: memória National Geographic Channel).

2012. november 22.

dr. Regász Mária

ügyvéd